更新期限を切らしてしまった会社の産廃許可を新たに取得しなおしました!

事案の概要

本店所在地 埼玉県川口市
申請先自治体 埼玉県
廃棄物の種類 廃プラスチック類/紙くず/木くず/金属くず/ガラスくずコンクリートくず及び陶磁器くず

(石綿含有産業廃棄物を除く・限定無し)

依頼の内容 ・埼玉県の産廃許可申請

相談内容

東京都・千葉県・神奈川県・埼玉県の産廃許可を持っているが、埼玉県の許可だけ更新期限に間に合わず、許可の有効期間を切らしてしまった。東京・千葉・神奈川の1都2県については、業務の合間を見て、時間を確保しながら申請できたが、埼玉県だけ時間が取れず、ずるずると更新の準備を先延ばしにしてしまった結果、期限まで間に合わなかった。

再度、埼玉県の産廃許可を取得したい。

弊所の対応

「更新期限を切らしてしまう」ということは意外とよくあります。私自身、この案件以外に過去に2件ほど、更新期限切れの案件を受任したことがあります。確かに更新期限切れは、望ましいものではありませんが、「仕事が忙しかったり」「やり方がわからないかったり」「担当していた事務員が退職してしまったり」して、期限に間に合わない場合もあります。

こういった場合、許可番号は変わってしまいますが、再度、産廃許可を取得するしかありません。このお客様ではありませんが、以前ご相談をいただいたお客様の中に「1週間だけ待ってくれ」と役所と交渉した方がいました。しかし、どんなに交渉しても許可期間が延長されることはありません。そのお客様は「たかが1週間、どうして待てないのか?」と憤っていましたが、期限は期限ですので、致し方ありません。

産廃許可の有効期間は、5年です。いつになったら更新期限を迎えるのかも事前にわかっているはずですので、更新期限を切らさないように事前に準備しましょう。万が一、更新期限を切らしてしまったら、急いで新規許可を取得するように気持ちを切り替える必要があります。

埼玉県庁に確認

このお客様からご相談を受けた際に、弊所としては、まず、埼玉県庁に以下の点について確認を取ることにしました。

  1. 本当に許可の有効期限が切れているのか?
  2. 有効期限を切らしてしまった場合どうすればよいのか?

の2点です。この事業者さまは、会社設立以来40年以上にわたって産廃収集が売上のほとんどを占めているらしく、何か間違いや不手際があってはいけないと思い、念には念を入れる意味で、直接県庁に問い合わせた次第です。その結果

  1. 有効期限は半年ほど前に切れている。
  2. 今後も収集運搬を続けるのであれば、至急、許可を取得すること。

といった指摘を受けました。許可の有効期限を切らしただけでは、行政処分などはありませんが、無許可で収集運搬を行っていたとなれば話は別です。そこで、弊所としては、無許可運搬にならないように、埼玉県からの指示に従い、速やかに「申請の予約」→「法定書類の収集」→「書類の作成」を行うことにしました。

埼玉県以外の、東京都・千葉県・神奈川県ですでに許可を取得していることから、当初はスムーズな申請になると思っていたのですが、手続きを進めてみると、通常とは異なるイレギュラーな点がいくつかありました。以下では守秘義務に反しないように注意しながら記載していきます。

法定書類の有効期限切れ

産廃許可申請には、「住民票」や「登記されていないことの証明書」や「納税証明書」などの法定書類の原本を添付しなければなりません。コピーではなく原本です。そして、その原本は発行後3か月以内のものを提出しなければなりません。

本事案では「住民票」「登記されていないことの証明書」「納税証明書」などの法定書類は、事業者さまのほうで集めてくれることになっていましたが、弊所に送られてきた上記書類の一部が、発行後3か月を過ぎていました。

「東京都・千葉県・神奈川県の申請の際に余分に取得していた」らしいのですが、発行後3か月を経過していると埼玉県の申請には利用することができません。そこで、仕方なく委任状を書いていただき、弊所で取得しなおすことにしました。

取締役が亡くなっているのに登記簿謄本に反映されていない。

また、取得した登記簿謄本を拝見したところ、会社の実態が登記簿謄本に反映されていないことが判明しました。具体的には、取締役が亡くなられているのに、登記簿謄本にその旨の記載がありませんでした。取締役の就任・退任と同様に死亡も登記事由ですので、登記簿謄本に反映されていなければなりません。

この事案では、「急ぎ対応が必要であったこと」「登記簿謄本の変更には2週間程度かかること」から、埼玉県庁の職員に「登記簿謄本は後から提出するので、許可手続きだけ先に進めてくれないか?」と個別に相談しました。しかし、登記簿謄本には会社の実態が反映されていなければならないということで、取締役の死亡事由が反映された登記簿謄本を提出するように言われました。そのため、審査手続きも新しい謄本が提出されてからになってしまいました。

財務実績計画書・財務診断書が必要に。

さらに、会社の財務状況にも若干の問題がありました。埼玉県では、3年間分の決算を通算した経常損益において、損失(赤字)が発生している場合、「財務実績計画書」及び「財務診断書」が必要になります。本事案の会社も「財務実績計画書」及び「財務診断書」が必要になりました。「財務診断書」は、中小企業診断士または公認会計士の資格を持っている人しか作成することができず、しかも、作成者の資格を証明する書類の添付も必要です。

本事案では、会社の顧問をしている公認会計士の先生に、「財務実績計画書」及び「財務診断書」を作成していただき、資格証明書のコピーも送っていただくことになりました。この点については、東京都・千葉県・神奈川県などによって提出する書類が異なりますので、必ず事前に手引きで確認してください。

本事案の特徴(コメント)

この事案でも、もちろんご依頼いただいた通り、埼玉県の産業廃棄物収集運搬業の許可を取得することができました。

ご依頼をいただいた当初は、

  • 埼玉県以外の「東京都」「千葉県」「神奈川県」ですでに産廃許可を取得していること
  • 産廃収集運搬業を長年継続されており、いままでは許可を維持できていたこと
  • たまたま今回に限って、埼玉県の更新期限だけ徒過してしまったこと

などの事情から、比較的スムーズに申請が進むであろうと考えていました。しかし、実際には、

  • 登記簿謄本の変更が必要になり
  • そのために数週間タイムロスが生じたり
  • 財務状況に問題があり別途新たな書類の提出を求められたり
  • 公認会計士に書類作成を依頼したり

と、通常の許可申請よりも、大いに作業量が増える結果となりました。その分、申請までの時間も通常より長くかかりました。本事案の特徴としては、更新期限が切れていただけでなく、新規許可を取得するうえで、様々なハードル(あくまでもご依頼者さまの個別の特殊な事事情によるものですが、)をクリアしなければならなかったという印象がとても強いです。

更新期限を切らしてしまった産廃許可業者さまへ

さて、本事案はいかがでしたでしょうか?

通常、産廃許可の更新期限を切らした場合には、新たに許可を取得すればよいわけです。しかし、この事案のように、「住民票や納税証明書の有効期限切れによる再度の取得」「登記簿謄本の変更」「財務実績計画書及び財務診断書の提出」といった予想外の手続きを経なければならないこともあります。

特に複数の自治体で産廃許可を取得している会社は、更新期限に注意を払っていないと、この事案の会社のように、そのうちの1か所だけ更新期限を切らしてしまうということもないとは言い切れませんね。

産廃許可更新でお困りの方や、更新期限切れのため再度新たに産廃許可の新規取得をしなければならない方は、ぜひ、横内行政書士法務事務所までご連絡をください。

 

 

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